+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Опись в архивированную коробку для бухгалтерии

Ее оформление — это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги приказы, распоряжения , после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Архивирование документов в бухгалтерии

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации.

Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел независимо от носителя информации , обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно хранения. Назовем основные правила формирования дел п. Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели.

В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности поиска документов дела располагают в соответствии с номенклатурой.

На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах.

Отвечают за хранение документов уполномоченные главным бухгалтером лица п. Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность п. Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в форме, которая позволяет проверить их целостность п.

Согласно п. Как определено ч. В соответствии с п. Если на предприятии нет главного бухгалтера, эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета.

При организации документооборота на предприятии необходимо определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив. А если отчетность не была подана вовремя, тогда в течение 1 дней, следующих после окончания срока ее подачи.

Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года. Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив.

Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая. В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности, чтобы выявить лишние копии и черновики и определить документы временного и длительного срока хранения; Затем из документов формируются стопки согласно их видам или принадлежности к определенному периоду; Стопки брошюруются, то есть подшиваются в твердую обложку.

Листы нумеруются. Наиболее ценные документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Это могут быть сертификаты, лицензии и т. На обложке дела тушью пишут опознавательные реквизиты: номер, индекс, название, период. Именно эти данные отражаются потом в картотеке, и по ним архивариусы осуществляют поиск.

В начало каждого дела вкладывают внутреннюю опись в случае, если название самого дела не раскрывает содержания , а также составляют заверительную надпись с подписями ответственных лиц и скрепляют печатью организации.

Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись, по которой сотрудник архива будет принимать у вас документы. И помните, что за нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена ответственность, которой можно избежать благодаря подходу к процессу архивированию бухгалтерских документов.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. При наличии в деле невостребованных личных документов удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела для учета особо ценных документов — бланк внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела кроме листа-заверителя и внутренней описи нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Отчетный документ является исходной точкой любой бухгалтерской проводки и считается доказательством правильности учета. Он документально подтверждает хозяйственную операцию, влияющую в финансовом отношении на предприятие.

Но и после проведения по бухгалтерским книгам необходимость в отчетном документе не отпадает: на него распространяется обязанность хранения на основании Торгового кодекса и налогового права. Предприятия и органы управления должны принимать меры для того, чтобы документацию можно было найти и прочитать даже через несколько лет.

Через бухгалтерию ежедневно проходит огромное количество документов в виде входящих и исходящих счетов, бухгалтерских журналов, выписок по счетам, сальдового баланса, служебной переписки и т. Кроме того, данные и документация по требованию должны оперативно предоставляться в распоряжение налогово-финансового ведомства в пригодном для машинного считывания формате. Таким образом, компания SER официально гарантирует клиентам, что электронное архивирование для аудиторской проверки осуществляется в соответствии с Основными положениями надлежащего ведения бухгалтерского учета на основе обработки данных GoBS , а также согласно Налоговому кодексу, Торговому кодексу и Принципам доступа к данным и аудита электронных документов.

Для предприятий, использующих в финансовом учете, логистике, контроллинге, управлении персоналом и т. За счет привязки всех без исключения документов например, отсканированных бумажных документов, документов SAP и документов из других приложений к соответствующим транзакциям SAP любую документацию можно разыскивать, вызывать и отображать непосредственно из SAP.

Doxis4 и в SAP гибко поддерживает сценарии архивирования от ранней до поздней регистрации. Предприятия и общественные учреждения зачастую совершают ошибку, приобретая несколько систем архивирования для отдельных подразделений и различных типов документов, например для электронных писем и офисных документов.

Это усложняет инфраструктуру архивирования, а также повышает расходы на приобретение, сопровождение и администрирование. Лучшей альтернативой является такое решение для архивирования в рамках предприятия, как пакет для управления корпоративным информационным контентом Doxis4. Это решение учитывает любые индивидуальные требования. Неважно, начинаете ли вы с отдельных направлений архивирования, планируя в дальнейшем последовательное расширение, или реализуете архивирование сразу в рамках всего предприятия: Doxis4 обеспечивает универсальную инфраструктуру архива без сбоев воспроизведения данных коммуникативными средствами, которую можно последовательно интегрировать в собственное коммерческое программное обеспечение и бизнес-процессы.

Однако между ними существуют значительные различия источник: Википедия :. Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам. Пунктом 3. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в г. Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации.

Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами. Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов — например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет, такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию — до руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в г. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет. Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации — использование отдельного строения или помещения под его нужды. При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий:. Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы.

При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт, отражающий результаты ее проведения.

В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены. Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера — дополнительно печатать и заверять ничего не нужно.

Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения. Архивное делопроизводство в организации — сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Как правильно создать и вести архив? Что грозит за нарушения правил ведения архива и сохранения первички? Способ формирования архива оставлен на усмотрение самой организации. По сути все сводится к двум задачам: случайно не выбросить и не потерять документ до истечения установленного срока его хранения и быстро найти бумагу в случае необходимости.

Существующий штраф за нарушение правил архивного дела в размере — руб.

Архивирование бухгалтерских документов

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку. Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления, при архивировании бухгалтерских документов. Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию. Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив.

Опись в архивированную коробку для бухгалтерии

Законченные в делопроизводстве документы группируют в дела в соответствии с номенклатурой дел, согласованной и утвержденной в порядке, рассмотренном в разделе 5 этого спецвыпуска см. При этом, как правило, дела на предприятии формируют децентрализованно, т. Однако если объем документооборота на предприятии до 10 тыс. Правила формирования документов в дела описаны в гл.

Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации. Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел независимо от носителя информации , обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно хранения. Назовем основные правила формирования дел п. Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели.

Трепетно любимые бухгалтерами первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив, положив их на полку.

По установленным правилам первичная бухгалтерская документация хранится не менее 5 лет, лицевые счета сотрудников — 75 лет, а многие документы — годовые отчеты, паспорта сделок и т. За единицу измерения принимается одна единица хранения с количеством листов до В случае если дело свыше листов, стоимость увеличивается кратно: до листов х 2, до листов х3, до листов х 4, до листов х 5, до листов х 6. Все листы обязательно нумеруются.

Готовим документы к хранению

Первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить их на полку. Май by admin Но на практике это совершенно не так. Эти требования соблюдаются неукоснительно, которые регулируют правила хранения документов.

.

.

.

Аккуратно архивированные бухгалтерские документы можно смело нести в архив документы, которые нельзя сшивать, складывают в папки или коробки. Для всех передаваемых в архив дел нужно составить общую опись.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Любомила

    Итория, Петр первый причем тут все это? История это вообще не наука, потому что сборник фактов не может составлять науку, наука это прежде всего теория. А где вы видели историческую теорию? В школе история заменяет патриотическое воспитание: тот великий, этот великий, Петр великий, Сталин великий, теперь вот Путин тоже великий, и т.д.

  2. Мариетта

    Хотів би зауважити, Тарасе, що чинний Закон України Про правовий режим воєнного стану не передбачає можливості самостійного продовження Президентом строку воєнного стану (однак скасувати такий достроково він може). Тобто, якщо 26 грудня раптом Пєця захоче його продовжити, то має бути по новій витримана вся процедура рішення РНБО, видання НОВОГО указу Президента та затвердження його Верховною Радою. Звичайно, не думаю, що так станеться при всій нелюбові до Пєці, дурнем його вважати не варто.